Will man E-Mails empfangen und senden, dann braucht man einen sogenannten E-Mail-Client. Ein solches Programm kann auf unterschiedliche Art und Weise funktionieren. Entweder werden die Mails auf einer Mailbox gespeichert, die mittels einer DFÜ-Verbindung besteht, oder ein Mail-Server lädt die Daten mit einem POP-Übertragungsprotokoll herunter. Als dritte Möglichkeit gibt es auch noch den direkten Zugriff auf den Server, der über ein IMAP-Protokoll funktioniert.

Meist treten solche E-Mail-Clients als separate Programme in Erscheinung, können aber auch in einen Webbrowser integriert sein, wie es bei den Browsern Mozilla und Netscape der Fall war. Externe E-Mail-Clients sind kostenlos aus dem Internet herunterzuladen oder bereits auf dem Betriebssystem integriert. Am meisten werden wohl Outlook (Explorer) und Thunderbird (Firefox) verwendet. Interne werden dagegen kaum mehr genutzt.

Zusätzlich zu den bereits genannten Clients, gibt es auch die sogenannten Freemailer. Dies sind E-Mail-Programme, die von Internetseiten wie zum Beispiel AOL, GMX oder Freenet, kostenlos angeboten werden. Dazu muss man einen Account bei der jeweiligen Seite haben, über den man sich einloggen muss und so seine Mails empfangen oder senden kann. Diese Art der Mailnutzung kann man im Übrigen von jedem Computer auf der ganzen Welt aus betreiben.

Die E-Mail Adresse kann man sich nach Belieben selbst auswählen. Lediglich der Teil nach dem „@“-Zeichen, also der sogenannte Domain Part, ist meist festgelegt, je nachdem, bei welchem Server man seinen Account hat. Also beispielsweise xy@t-online.de oder xy@1und1.de. Hat man dagegen selbst eine Homepage, dann kann der Domain Part auch den Namen der Homepage beinhalten. Bei Freemailern ist dies übrigens nicht möglich. Hier ist der Name nicht veränderbar. Es heißt also immer xy@gmx.de oder xy@aol.de.